Projekte neu denken: Risiken erkennen, bevor sie ein Problem werden

29.6.2020 / von Qentinel

Komplexe Digitalisierungs- bzw. Transformations-Projekte sind dafür berüchtigt, ihre Ziele zu verfehlen. Agiles Projektmanagement gilt als Königsweg, doch in der Praxis entstehen dadurch viele neue Herausforderungen, die durch systemische Methoden rechtzeitig erkannt und gemeistert werden können.

Ein systemischer Grundsatz ist es, das Ganze zu optimieren, und nicht die einzelnen Teile. Da ein Transformationsprojekt nicht nur eine IT-Angelegenheit ist, sondern die ganze Organisation oder das Ecosystem betrifft, müssen alle Wechselwirkungen berücksichtigt werden. Unsere Beobachtung: Das Projekt ist meist stark auf die Features, die künftigen technischen Vorteile der Lösung, fokussiert. Die kurzfristigen Nachteile, die das Projekt selbst mit sich bringt, werden nicht adäquat gemanaged, weil sie in herkömmlichen PM-Ansätzen nicht berücksichtigt werden oder in anderen Abteilungen zum Tragen kommen.

Aus IT-Sicht mag es naiv sein, aber die meisten „Betroffenen“ wünschen sich, dass das mit der neuen Software so läuft wie mit dem neuen Auto: Man nennt sein Wünsche, dann wird sie irgendwo gebaut, am Tag X in perfektem Zustand ausgeliefert und dann ist alles wie zuvor, nur besser. Der Realitäts-Schock kommt bald, denn zunächst passiert das Gegenteil: Wichtige Experten werden mit Beschlag belegt, es fehlen die Ressourcen fürs eigene Alltagsgeschäft, andere Projekte und Abteilungen werden ausgebremst, und dieser Zustand dauert sehr viel länger als geplant. Manchmal werden auch persönliche Kompetenzen und der eigene Arbeitsplatz in Frage gestellt. Dadurch kann das Projekt für einen Teil des Teams zu einem emotional bedrohlichen Vorgang werden.

Solche unerwünschten Nebenwirkungen sind eine Quelle von Risiken. Risiken sind Probleme, die noch nicht eingetreten sind. Probleme sind Aufgaben, für die es keinen erprobten Lösungsweg gibt. Der Lösungsweg fehlt, wenn die Komplexität zu hoch ist. Komplexität entsteht durch (ungewollte) Wechselwirkungen. Dieser Teufelskreis muss von Anfang an erkannt und durchbrochen werden

Ein starkes Medikament hat auch starke Nebenwirkungen. Diese sollten bekannt sein, bevor man die Therapie beginnt. Ganz ähnlich sollte man die unerwünschten Nebenwirkungen, die ein großes IT-Projekt auf die Organisation haben könnte, keinesfalls ignorieren. Da diese Zielkonflikte nicht innerhalb, sondern außerhalb des eigentlichen Projektrahmens entstehen, haben selbst sehr gute Projektleiter sie oft nicht auf dem Radar. Im schlimmsten Fall geht es ihnen wie dem unglückseligen Kapitän der Titanic, der am 14. April 1912 zwar den Kurs, aber nicht das Tempo ändern wollte: „Die Entscheidung von Kapitän Smith beruhte auf einer groben Fehleinschätzung bezüglich der Sichtbarkeit von Eisbergen unter den Bedingungen in der Unglücksnacht,“ so das Fazit der Untersuchungskommission. Projekte neu denken heißt daher vor allem: die Sichtbarkeit von Risiken (Eisbergen) erhöhen und agieren, bevor sie zu einem Problem werden.

Dafür sollten Sie:

  1. Systemisch-agile Skills und Denkmodelle lernen und erproben
  2. Typische Problemmuster kennen, die in komplexen Projekten „wie von selbst“ auftreten
  3. Risiken nicht verdrängen, sondern sie beantworten, solange sie noch entfernt sind

Wie das in der Praxis funktioniert, erfahren Sie in unserem Whitepaper: Projekte neu denken

Themen: project management

Qentinel

Geschrieben von Qentinel