Tietojärjestelmäprojektit ovat saaneet osansa viime vuosien muutoksista, siinä missä kaikki muukin. Digitalisaatiosta ei sinänsä kannata enää korostetusti puhua, se on nykyisin luonnollinen osa kaikkea mitä teemme - kyse on yleisesti ajasta missä nyt elämme ja kuluneiden vuosien aikana tapahtuneista muutoksista.

Asiat ovat muuttuneet ja viime aikojen muutokset tulee nähdä mahdollisuuksina. Projektimaailmassa kokeneiden toimijoiden tulee katsoa monia asioita uudella tapaa ja haastaa ajatteluaan - sekä oman itsensä, että ympäristönsä osalta.

Projektikolmio ei riitä

”Se uusi järjestelmä otetaan käyttöön vuoden vaihteessa ja nyt projektin rahat ovat muuten loppu.”

Projektien johtaminen perinteisen projektikolmion kautta ei enää riitä. Alusta asti toiminta on suunniteltava ja johdettava hyötyjen näkökulmasta, muutoin lopputuloksena voi helposti olla hyvin vaatimaton minimi. Mitkä ovat muutoksen osalta tavoiteltavat hyödyt? Onko työ aloitettu niiden tunnistamisella, johdetaanko muutosta hyödyt edellä?

Vain pitämällä tavoitteita esillä, ne voidaan saavuttaa. Ei tietojärjestelmäprojektia tehdä koskaan vain sen uusimisen ilosta vaan koska taustalla on useimmiten jokin strateginen tavoite. Ja aika hoitaa – näin on myös projekteissa. Vuosien kuluessa alkuperäiset hyödyt saattavat unohtua tekemisen ja kiireen jalkoihin – ellei niitä ole otettu osaksi jokapäiväistä työtä ja viestintää.

Vaihtoehtojen kasvanut valikoima

”Kaikki muutkin isot pelurit ovat ostaneet järjestelmän XXX niin ostetaan mekin.”

Ennen ei ollut paljoa vaihtoehtoja eikä paljoa uskallustakaan. Valintoja tehtiin tyypillisesti sen pohjalta mitä joku muukin oli tehnyt. Nyt ratkaisuiden osalta voidaan tehdä itse, rakentaa kokonaisuus yksittäisistä osa-alueista ja valita tuotteista ja toimittajista mitä tahansa pienestä suureen. Tärkeintä on tietää mitä aikoo muutoksella saavuttaa, kuinka haluaa erottautua muista ja osata valita itselleen sopivan kokoinen ratkaisu ja kumppanit.

Ei enää IT-projekteja

”Se on joku tietohallinnon tekemä juttu.”

Oikeastaan mihin tahansa osa-alueeseen liittyvät järjestelmäprojektit olivat ennen tavalla tai toisella IT-projekteja ja niillä tyypillisesti tavoiteltiin toiminnan tehostamista. Kiitos nykyajan, harvaa asiaa voidaan enää absoluuttisesti luokitella kuuluvaksi ”tietohallintoon” tai puhtaasti ”liiketoimintaan” vaan nämä asiat menevät onnellisesti sekaisin. Tarpeet ovat liiketoimintalähtöisiä ja kokemus ohjaa työtä vahvasti – on kyse sitten asiakas-, potilas tai työntekijäkokemuksesta. Ei väliä etuliitteestä mutta kokemus merkitsee enemmän kuin koskaan aiemmin.

Elämme systeemeissä

”Rakennetaan prosessikaavion mukainen järjestelmä ja annetaan sen ohjata työtä.”

Maailma verkottuu, tulee näkyvämmäksi ja samalla monimutkaisemmaksi koko ajan. Prosesseilla on yhä aikansa ja paikkansa mutta kokonaisuuksia tulee nähdä systeemisesti. On ymmärrettävä ja osattava kuvata systeemejä. Näin voidaan ymmärtää asioita ja ilmiöitä kokonaisuutena, aidon arvontuoton näkökulmasta unohtaen tekemistä turhaan rajoittavat siilot, organisaatio- ja yritysrajat.

Ennalta määritelty ei toimi

”Määritellään kaikki vaatimukset nyt ja sitten toteutetaan ne kerralla. Tällä ratkaisulla pärjäämme arviolta seuraavat kaksikymmentä vuotta.”

Edes kaikkein perinteisimmässäkään yrityksessä ei enää ajatella näin. Usein ensimmäiset kokeilut halutaan saada tosi elämästä jollain hyvin kevyellä ja karkealla prototyypillä jota lähdetään rakentamaan ja kehittämään edelleen kokemuksen karttuessa. Vähintäänkin ymmärretään, että uuden ratkaisun kehitys alkaa sinä ensimmäisenä päivänä, kun tuotantokäyttö on aloitettu. Ketteryys on uusi vaatimus ja kokeilut kuuluvat elämään.

Ekosysteemit

”Kaikki kilpailevat keskenään, vain riittävän suuret yritykset, jotka osaavat tehdä kaiken itse, pärjäävät.”

Tulevaisuuttamme sanoittaa avoimuus. Ennen erilaiset yritysvierailut olivat tarkoin sovittuja, hyvin tarkan protokollan mukaisia tapaamisia. Toimittajien välisestä yhteistyöstä ei oltu partneriohjelmien ulkopuolella kuultukaan, toiminta keskittyi lähinnä kunkin omaan napaan ja naapureiden tietynlaiseen kyräilyyn. Nämä ajat ovat onneksi ohi. Olemme osa monia ja monenlaisia ekosysteemejä – tulevaisuuden menestyjät osaavat toimia niissä ja niiden mukaisesti. Toimittajien tulee tehdä keskenään yhteistyötä, muutosten läpivienti ei voi olla kunkin tahon oman siivun optimointia tai yksin asiakkaan aktiivisuudesta riippuvaista toimintaa.

Yritysten tulee tarkastella asioita aidosti asiakas keskiössä – asiakasarvon näkökulmasta ja toimittava sen mukaan. Ne jotka omaksuvat ekosysteemiajattelun ja ryhtyvät uranuurtajiksi uudenlaisen yhteistyön saralla, tulevat menestymään tulevaisuudessa. Aiemmin isot söivät pienet, nyt nopeat syövät hitaat. Start-up-kulttuureja ihannoidaan eikä varmastikaan ole sattumaa miksi niin monet yritykset haluavat tehdä niiden kanssa nykyisin yhteistyötä.

Unohda tuskailu ja johda muutosta

Älkää siis vaipuko digiähkyyn ja tuskailko erilaisten vaihtoehtojen edessä vaan ottakaa ilo irti tarjolla olevista mahdollisuuksista. Näin hyvin asiat eivät aiemmin olleet. Tärkeää on myös muistaa, että jotkut asiat ovat säilyneet ennallaan – järjestelmähankkeet ovat aina ensisijaisesti muutosprojekteja. Muutoksen onnistumisen sanelee jatkossakin ihmiset ja se, kuinka hyvin muutoksen johtamisessa ja siihen liittyvässä viestinnässä onnistutaan. Investointi on heitetty hukkaan, jos siitä ei seuraa käyttäytymisen muutosta.

Kirjoitus pohjautuu Aino-Maija Vaskelaisen pitämään puheenvuoroon Pohjoinen Teollisuus -tapahtumassa, Oulussa 24.5.2018 Digitalisaatio ja järjestelmät -seminaarissa.


Ota meihin yhteyttä ja tilaa demo. Näe itse kuinka Qentinel Goal auttaa johtamaan digitaalisia muutoshankkeita systeemisen lähestymistavan ja menetelmien ansiosta. 

Lisätietoja tuotteestamme Qentinel Goal.

Aiheet:

Ekosysteemi, Muutosjohtaminen


Aino-Maija Vaskelainen

Aino-Maija Vaskelainen

Aino-Maija Vaskelainen työskentelee nykyisin laadunvarmistuksen maailmassa, on vahingossa eksynyt toiminnanohjausjärjestelmien pariin vuonna 2004 ja kantanut sen jälkeen ERP-leimaa mukanaan. Takana on kaksi merkittävän kokoista ERP-hanketta kahdessa eri suomalaisessa pörssiyhtiössä, sekä niiden vanavedessä tulleita muita kehitysprojekteja. Aihe jaksaa edelleen kiinnostaa ja innostaa. Aino-Maija jakaa mielellään kokemuksia aiemmasta elämästä sekä myöhemmin tulleita oivalluksia asioista, mitä olisi myös voinut tehdä toisin.

aino-maija.vaskelainen@qentinel.com

Näytä kaikki kirjoitukset